Quand on est photographe, on se retrouve vite avec beaucoup de choses à gérer: les contacts avec les clients, les mails, la comptabilité, les contrats, l’envoi de galeries, la sauvegarde des photos. Il y a de quoi passer beaucoup de temps derrière son ordinateur, voire en perdre! Une bonne organisation permet d’y voir plus clair et surtout, de se concentrer sur ce qu’on aime faire le plus: prendre des photos.
Après quelques années de travail (d’errances) au niveau de ma gestion, j’ai trouvé un agréable rythme de croisière avec des outils qui me facilitent le quotidien. Petit tour d’horizon de mes applications favorites pour travailler et être efficace au quotidien.
Fotostudio.io
Quand j’ai choisi d’être photographe, mon organisation n’était pas au point. J’avais des post-it et des notes partout, des carnets, un agenda papier, je collais des plannings au mur et sur le frigo pour ne rien oublier, je créais mes factures et mes contrats sur word, je calculais la TVA à payer à la calculatrice, je retapais sans cesse les mêmes emails.. Bref, je perdais un temps précieux.
Il y a quelques années, Anthony Heukmes un développeur web dont l’épouse est aussi photographe, m’a contactée pour me présenter Fotostudio. Je ne savais pas que ce CRM allait me changer la vie. Tout est centralisé au même endroit, je ne perds aucune information, je peux programmer des envois de messages, je peux proposer des réservations en ligne avec paiement direct pour mes ateliers smartphone, y retrouver mes contrats, mes factures, mes devis, créer des questionnaires pour mes clients, avoir un oeil sur mes finances parmi tant d’autres fonctionnalités.
Honnêtement, je ne souhaite plus me passer de Fotostudio, j’ai récupéré un temps incroyable, je suis mieux organisée, plus sereine et surtout, je ne donne plus une image brouillon à mes clients mais plutôt celle d’une photographe bien organisée et structurée.
Creator Studio
A ranger dans la catégorie des indispensables comme Fotostudio, Creator Studio est une plateforme proposée par Facebook Business. Si vous ne connaissez pas encore, il est grand temps de vous y mettre! Creator Studio vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les différents comptes Facebook et Instagram que vous gérez et surtout, il permet de programmer les posts de vos pages. Même Instagram! Fini de sortir le téléphone tous les jours pour rédiger vos posts, il vous suffit de fixer un jour par semaine ou par mois, de suivre votre calendrier éditorial, d’écrire vos posts et de choisir l’heure adéquate avant de les programmer. Un stress en moins au quotidien de savoir que vos réseaux sociaux vivent leur vie et s’animent pendant que vous faites autre chose… Comme des photos par exemple!
Pomodoro
La méthode Pomodoro est toute simple mais en ce qui me concerne, elle a profondément changé ma manière de travailler et depuis que je l’utilise (depuis janvier 2021), je vois une réelle différence en terme de productivité et d’efficacité. Mais en quoi ça consiste?
Inventée dans les 80’s par Francesco Cirillo, cette méthode consiste à scinder les tâches en tranches de travail. Une tâche = 25 minutes de travail. Vous pouvez lancer votre chronomètre ou installer l’extension Chrome. Le but est de finir cette tâche au bout du temps prévu.
Quand le timer retentit, nous disposons de 5 minutes de pause pour souffler, (ou faire défiler son feed Instagram) avant de repartir pour 25 minutes.
Un cycle complet de travail s’articule entre 4 plages de 25 minutes de travail ponctuées de 5 minutes de pause et une grande pause de 20 minutes.
Incroyablement efficace, cette technique nous permet de nous concentrer, d’éviter de perdre le fil en faisant 36 tâches à la fois, et surtout, elle permet d’avancer. Quelle satisfaction de cocher les tâches effectuées les unes après les autres.
Petit bonus: l’extension Chrome bloque l’accès aux sites chronophages comme Facebook et Instagram durant le temps de travail. Vous voilà prévenus !
JPG Mini
Cela fait quelques années que JPG Mini est un allié dans mon métier.
En tant que photographe, on accumule des milliers d’images sur nos disques-durs et cela prend beaucoup de place de stockage. JPG Mini permet de réduire la taille des fichiers JPG sans en altérer la qualité, ce qui permet d’économiser de la place pour conserver les photos, de télécharger plus vite fichiers dans les galeries en ligne ou par mail, d’alléger le stockage sur le cloud. Que du bénéfice!
En 3 ans d’utilisation (en version pro pour bénéficier d’un nombre illimité de photos à traiter) j’ai économisé 127 go de stockage rien que sur des jpg. Plutôt pas mal comme gain d’espace (et donc d’argent, puisqu’on économise des disques-durs!)
Pixieset
Pixieset est un système de galerie en ligne qui vous permet de présenter ou livrer vos photos à vos clients. L’avantage de cette galerie, c’est qu’elle est très esthétique, beaucoup plus attrayante que Dropbox ou Wetransfer qui ne permettent finalement que d’envoyer des fichiers. On peut aisément modifier quelques paramètres de design.
J’utilise Pixieset tous les jours pour trois raisons principales:
la première, c’est qu’elle me permet, avec mes clients entrepreneurs, de leur livrer leurs photos afin qu’ils puissent choisir celles que je retoucherai. Une option très simple leur permet de mentionner leurs favoris et j’en suis directement notifiée. Finis les longs échanges de numéros de photos par mail.
Je m’en sers bien sûr pour livrer les galeries finales (toutes séances confondues). Le client peut alors voir ses photos dans son ensemble, en profiter sous forme de diaporama et les télécharger aisément.
Indirectement, je me sers aussi de Pixieset comme galerie de stockage: je garde ainsi toujours une troisième copie des fichiers livrés à mes clients. Il est toujours plus prudent de dématérialiser ses copies et ne pas miser uniquement sur un disque-dur ou une clef USB (y compris pour vos clients). L’avantage de Pixieset, c’est que c’est accessible via Internet et donc vos clients peuvent ainsi montrer leurs photos à leurs proches et du coup, parler de votre travail!
Dropbox
Avant d’utiliser Pixieset, je me servais de Dropbox pour livrer mes clients. Aujourd’hui, je me sers de cette plateforme uniquement pout le stockage. On n’est jamais trop prudent, il vaut mieux prévoir plusieurs copies des fichiers de vos clients. Chaque séance, toutes séances confondues, est donc hébergée, en plus de mes autres supports, sur Dropbox.
Boomerang pour Gmail
Je ne sais plus qui m’a parlé un jour de Boomerang pour Gmail mais c’est un outil que j’utilise régulièrement. C’est une extension qui s’installe facilement et qui vous permet de programmer l’heure d’envoi de vos mails (notez que j’utilise aussi cette fonction avec Fotostudio) et de programmer un rappel si vous n’avez pas reçu de réponse à votre email. Cela vous permet donc de ne pas perdre le fil dans vos échanges professionnels! Je n’utilise personnellement pas cette seconde option mais bien la programmation d’emails. Quand je travaille tard le soir ou durant la nuit, je ne souhaite pas envoyer des mails à des heures indécentes. Je les programme donc pour le lendemain matin, ainsi, le message part pendant que je suis tranquillement dans mon lit ou en shooting!
J’espère que ce contenu un peu plus « éducatif » vous a plu. N’hésitez pas à partager l’article aux photographes que vous connaissez pour alléger leur quotidien!
